Depuis le 1er janvier 2004, les organisations canadiennes qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »). Le but de cette loi est d'informer les particuliers sur la façon dont les organisations traitent les renseignements personnels sur leurs clients. Le Québec, la Colombie-Britannique et l'Alberta sont régis par une législation relative à la protection de la vie privée.
Fonds Horizons BetaPro est engagée à protéger les renseignements personnels de ses clients ou investisseurs et à obtenir leur consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer leurs renseignements personnels. Tous les renseignements personnels sont conservés sous la plus stricte confidentialité et nous contrôlons l'accès à ces renseignements ainsi que leur utilisation conformément aux pratiques et procédures décrites dans le présent énoncé.
Nous vous demanderons de nous fournir que les renseignements dont nous avons besoin pour vous offrir des services de gestion de fonds, confirmer votre identité, maintenir les dossiers, empêcher les erreurs et la fraude, se conformer à la loi, évaluer votre admissibilité à nos produits et services, répondre à des questions que nous pose votre conseiller, si vous en avez un, et vous offrir le meilleur service possible. Vos renseignements personnels pourraient également être utilisés à des fins de marketing afin que nous puissions vous faire parvenir des renseignements sur des produits, entre autres.
Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels.
Par renseignement personnel, on entend toute information servant à identifier un particulier. Ils comprennent son adresse municipale, son âge, ses dossiers financiers, son numéro d'assurance sociale, son historique de crédit, son adresse électronique personnelle, des renseignements sur son emploi, sur ses finances, son numéro de téléphone à la maison, le poste qu'il occupe, sa date de naissance, son pays de citoyenneté, des références de banques et les types de comptes détenus auprès d'un cabinet.
Nous ne recueillerons, utiliserons ou divulguerons vos renseignements personnels que si vous y consentez. Vous pouvez donner votre consentement par écrit, lorsque vous ouvrez un compte, ou le donner verbalement, par voie électronique ou par l'intermédiaire d'un représentant autorisé. Nous pouvons également les obtenir par l'intermédiaire de courtiers, d'agences d'évaluation du crédit ou autres institutions financières. Si nous n'obtenons pas les renseignements directement de vous, nous nous assurerons d'avoir obtenu votre consentement avant de recueillir et d'utiliser vos renseignements personnels.
Vous pouvez, en tout temps, retirer votre permission de recueillir, d'utiliser et de divulguer vos renseignements personnels. Toutefois, votre accès à nos produits et services pourraient être limité et interdit si vous refusez que soient recueillis, utilisés et divulgués vos renseignements personnels ou retirez votre consentement à ces mêmes fins. Par exemple, nous devons refuser d'accepter ou d'administrer le compte d'une personne qui ne consente pas à ce que nous divulguions ses renseignements personnels à nos tiers fournisseurs de services administratifs.
Nous recueillons des renseignements personnels (i) dans les bulletins de souscription ou autre information fournie par vous par écrit, par téléphone, en personne, par voie électronique ou par tout autre moyen, (ii) par vos consultations du site Web et vos transactions dans vos comptes, y compris la vérification de vos soldes, vos placements, vos retraits les frais et commissions versés, (iii) auprès de votre conseiller, si vous en avez un, et (iiii) par d'autres interactions avec nous telles que des discussions avec des membres de notre personnel.
- identifier un investisseur;
- s'assurer que nos dossiers sont exacts;
- établir et administrer un ou des comptes d'investisseur;
- effectuer des transactions;
- maintenir, conserver, enregistrer et déterminer les avoirs d'un investisseur et ses relevés de transactions;
- fournir des relevés et de l'information aux investisseurs et aux conseillers autorisés;
- fournir aux investisseurs des états financiers, des reçus pour fins d'impôt, des procurations, des confirmations de transactions et autre renseignement pouvant être nécessaire pour la gestion de leurs comptes;
- offrir un service à la clientèle et du soutien aux investisseurs;
- recouvrer des dettes;
- être conformes aux prescriptions juridiques et aux exigences réglementaires.
Vos renseignements personnels ne seront utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous pouvons, si la loi l'exige, mettre en commun des renseignements personnels avec des tiers fournisseurs de services, tels que ceux qui préparent et font imprimer les relevés de placements. Nous avons conclu des accords juridiques avec des tiers fournisseurs de services afin d'assurer la protection de vos renseignements personnels. Nous pouvons également, si la loi l'exige, fournir des renseignements dans le cas d'un mandat de perquisition, d'une ordonnance d'un tribunal ou pour toute autre demande légalement valide. Nous pouvons aussi divulguer des renseignements personnels en vue de nous aider à recouvrer une dette d'un investisseur envers nous.
Vous avez le droit de vérifier l'exactitude et l'intégralité de vos renseignements personnels. Si vous croyez qu'un renseignement que nous avons recueilli sur vous est inexact ou incomplet, vous avez le droit de nous demander d'y apporter une correction. Il se peut parfois que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir des renseignements s'ils contiennent des références à des tiers, s'ils sont assortis d'un privilège juridique, s'ils nous sont exclusifs ou s'ils portent sur une enquête.
Toute demande pour accéder à des renseignements, pour retirer un consentement à leur accès ou pour les mettre à jour peut se faire par écrit à l'agent de la protection de la vie privée. Veuillez inscrire votre nom complet, votre adresse municipale, votre numéro de téléphone et le numéro de votre ou de vos comptes sur toute communication écrite que vous nous transmettez. Nous donnerons suite à votre demande dans les plus brefs délais possibles, 30 jours au plus après la réception de votre demande.
Nous assurerons la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels. Nous avons des politiques, des procédures et des mesures de protection pour assurer la protection de vos renseignements personnels contre un accès non autorisé, le vol ou un mauvais usage. Les mesures de sécurité comprennent des mesures physiques, électroniques et procédurales telles que des mots de passe et un accès contrôlé à nos bureaux.
Nos employés et nos fournisseurs de services ont accès aux renseignements personnels dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches. Comme condition d'emploi, chaque employé est tenu de signer un code de conduite comprenant des dispositions qui assurent la confidentialité des renseignements personnels.
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu'il nous le faut. La période pendant laquelle nous conservons vos renseignements dépend du produit ou du service et de la nature des renseignements. Nous les conserverons aussi longtemps que la loi le permet afin que nous puissions détenir suffisamment d'information pour pouvoir répondre à des demandes pouvant nous être adressées ultérieurement.
Les demandes et les plaintes seront traitées par Kevin S. Beatson, agent de protection de la vie privée. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous adresser à Kevin S. Beatson à l'adresse
kbeatson@felcom.ca
